Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego – jak je uzyskać?

Rozpoczęcie zarobkowego transportu drogowego wymaga czegoś więcej niż pojazdu i zleceń. Zanim przewoźnik legalnie wyjedzie w trasę, musi uzyskać zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego – dokument otwierający dostęp do zawodu. Jego brak przy przewozie zarobkowym oznacza realne ryzyko kar nakładanych przez Inspekcję Transportu Drogowego.

Zezwolenie potwierdza, że przedsiębiorca spełnia cztery ustawowe wymogi i daje podstawę do wykonywania krajowego transportu drogowego. Poniżej wyjaśniamy, kto go potrzebuje, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega procedura – krok po kroku.

Spis treści

1. Jak uzyskać zezwolenie – procedura krok po kroku
2. Czym jest zezwolenie i kto musi je posiadać
3. Cztery wymogi ustawowe
   • Rzeczywista i stała siedziba oraz baza eksploatacyjna
   • Dobra reputacja
   • Zdolność finansowa
   • Kompetencje zawodowe (CKZ i zarządzający transportem)
4. Wniosek: gdzie złożyć i jakie dokumenty
5. Opłaty i czas oczekiwania
6. Zezwolenie a licencja wspólnotowa – kiedy potrzebujesz obu
7. Obowiązki po uzyskaniu zezwolenia
8. Najczęstsze błędy i sytuacje szczególne
9. FAQ – najczęstsze pytania

Jak uzyskać zezwolenie – procedura krok po kroku

Uzyskanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego można sprowadzić do pięciu kroków. Każdy z nich rozwijamy w dalszej części artykułu.

1. Zapewnij kompetencje zawodowe. Wskaż zarządzającego transportem (właściciela, członka zarządu lub osobę na podstawie umowy) posiadającego certyfikat kompetencji zawodowych (CKZ) wydawany po egzaminie w ITS.
2. Udokumentuj zdolność finansową. Wykaż kapitał i rezerwy: 9 000 EUR na pierwszy pojazd i 5 000 EUR na każdy kolejny (dmc powyżej 3,5 t).
3. Zadbaj o siedzibę, bazę i dobrą reputację. Przedsiębiorca i zarządzający transportem nie mogą być karani za określone przestępstwa; potrzebna jest też rzeczywista siedziba i baza eksploatacyjna.
4. Złóż wniosek z dokumentami i opłatą. Wniosek kierujesz do starosty właściwego dla siedziby (albo do GITD, jeśli składasz go razem z wnioskiem o licencję wspólnotową) wraz z opłatą 1000 zł.
5. Odbierz zezwolenie i wypisy. Zezwolenie wydawane jest na czas nieoznaczony; do pojazdów otrzymujesz wypisy, a po uzyskaniu zezwolenia zgłaszasz wykaz pojazdów.

Czym jest zezwolenie i kto musi je posiadać

Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego to decyzja administracyjna potwierdzająca, że przedsiębiorca spełnia warunki dostępu do zawodu określone w rozporządzeniu (WE) nr 1071/2009 oraz w ustawie z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Uprawnia ono do wykonywania krajowego transportu drogowego na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej. Zastąpiło ono dawną licencję na krajowy transport drogowy.

Zezwolenie jest wymagane, gdy przedsiębiorca zarobkowo wykonuje:

• transport drogowy rzeczy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 t;
• transport drogowy osób pojazdami przeznaczonymi do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą;
• od 21 maja 2022 r. – także międzynarodowy transport rzeczy pojazdami o dmc od 2,5 t do 3,5 t (wraz z licencją wspólnotową); to skutek Pakietu Mobilności.

Cztery wymogi ustawowe

Zgodnie z art. 3 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009 przedsiębiorca ubiegający się o zezwolenie musi spełniać cztery wymogi łącznie.

Rzeczywista i stała siedziba oraz baza eksploatacyjna

Przedsiębiorca musi mieć na terytorium Polski rzeczywistą i stałą siedzibę – lokal, w którym prowadzi główną działalność i przechowuje dokumenty (umowy przewozowe, dokumenty pojazdów, akta pracownicze, dokumentację księgową). Konieczne jest także dysponowanie bazą eksploatacyjną, czego dotyczy odrębne oświadczenie ze wskazaniem jej adresu.

Ile miejsc postojowych musi mieć baza eksploatacyjna?

Baza eksploatacyjna musi być wyposażona w miejsca postojowe dla pojazdów w liczbie odpowiadającej co najmniej 1/3 liczby pojazdów zgłoszonych organowi wydającemu zezwolenie (art. 5 ust. 2c ustawy o transporcie drogowym). Przy zgłoszeniu nie więcej niż dwóch pojazdów wystarczy jedno miejsce postojowe. Jeżeli przedsiębiorca dysponuje kilkoma bazami na terytorium RP, pod uwagę bierze się łączną liczbę miejsc postojowych we wszystkich bazach.

Dobra reputacja

Wymóg dobrej reputacji sprowadza się przede wszystkim do niekaralności. Przedsiębiorca oraz osoba zarządzająca transportem nie mogą być skazani za poważne lub najpoważniejsze naruszenia wskazane w rozporządzeniu (WE) nr 1071/2009 ani za przestępstwa wymienione w art. 5 ust. 2a ustawy o transporcie drogowym. Nie może też obowiązywać wobec nich zakaz wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego.

Zdolność finansowa

Przedsiębiorca musi wykazać kapitał i rezerwy w wysokości zależnej od liczby i rodzaju pojazdów. Kwoty wyrażone są w euro i przeliczane po kursie z pierwszego dnia roboczego października, publikowanym w Dzienniku Urzędowym UE.

Kompetencje zawodowe (CKZ i zarządzający transportem)

W każdej firmie transportowej musi działać zarządzający transportem – osoba faktycznie i w sposób ciągły kierująca operacjami transportowymi, posiadająca certyfikat kompetencji zawodowych (CKZ). Może nim być właściciel, członek zarządu albo osoba związana z przedsiębiorcą umową. Certyfikat wydawany jest po zdaniu egzaminu organizowanego przez Instytut Transportu Samochodowego (ITS).

Czy można korzystać z zewnętrznego zarządzającego transportem?

Tak. Funkcję zarządzającego może pełnić osoba związana z przedsiębiorcą umową (tzw. zarządzający zewnętrzny). Taki zarządzający może jednak kierować operacjami transportowymi maksymalnie czterech przedsiębiorstw, których łączna flota nie przekracza 50 pojazdów (art. 4 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009). Wykorzystanie certyfikatu można zweryfikować w rejestrze KREPTD prowadzonym przez GITD.

Przeczytaj także: przewóz kabotarzowy – zasady, limity, kary.

Wniosek: gdzie złożyć i jakie dokumenty

Wniosek o zezwolenie składa się do starosty właściwego dla siedziby przedsiębiorcy (adresu z KRS lub CEIDG). Jeżeli przedsiębiorca ubiega się jednocześnie o licencję wspólnotową, właściwy jest Główny Inspektor Transportu Drogowego (GITD) – składa się wówczas jeden, łączny wniosek.

Do wniosku dołącza się m.in.:

• oświadczenie i kopię certyfikatu kompetencji zawodowych zarządzającego transportem;
• dokumenty potwierdzające zdolność finansową (np. sprawozdanie finansowe, gwarancję lub ubezpieczenie);
• oświadczenie o dysponowaniu bazą eksploatacyjną;
• informacje/oświadczenia o niekaralności (dobra reputacja);
• wykaz pojazdów oraz dowód uiszczenia opłaty.

Opłaty i czas oczekiwania

Opłata za wydanie zezwolenia wynosi 1000 zł, a za każdy wypis z zezwolenia (przypisany do pojazdu) – dodatkowo 110 zł. Łączny koszt zależy więc od liczby zgłoszonych pojazdów, a liczba wypisów nie może przekraczać liczby pojazdów, dla których udokumentowano zdolność finansową.

Sprawę załatwia się w trybie postępowania administracyjnego, w terminach Kodeksu postępowania administracyjnego (co do zasady do miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych – do dwóch miesięcy). Wezwanie organu do uzupełnienia braków lub dokumentów może wydłużyć postępowanie. Zezwolenie udzielane jest na czas nieoznaczony.

Potrzebujesz pomocy w uzyskaniu potrzebnego zezwolenia?

Zezwolenie a licencja wspólnotowa – kiedy potrzebujesz obu

Zezwolenie i licencja wspólnotowa to dwa różne dokumenty. Zezwolenie to dostęp do zawodu i podstawa transportu krajowego. Licencja wspólnotowa otwiera rynek międzynarodowy (UE/EOG) i wydaje ją wyłącznie GITD – ale zawsze na bazie wcześniej uzyskanego (lub jednocześnie wnioskowanego) zezwolenia.

Obowiązki po uzyskaniu zezwolenia

Uzyskanie zezwolenia nie kończy formalności. Przewoźnik musi na bieżąco spełniać cztery wymogi oraz dopełniać obowiązków informacyjnych wobec organu.

• Zgłaszanie zmian danych – wszelkie zmiany danych zawartych w zezwoleniu (np. adres, pojazdy, zarządzający transportem) zgłasza się organowi w terminie 28 dni od ich powstania (art. 14 ustawy o transporcie drogowym).
• Coroczna informacja o zatrudnieniu – do 31 marca każdego roku przedsiębiorca składa organowi oświadczenie o liczbie osób zatrudnionych na dzień 31 grudnia poprzedniego roku oraz informację o średniej liczbie kierowców wykonujących operacje transportowe w poprzednim roku (art. 7a ustawy o transporcie drogowym).
• Utrzymanie wymogów – przez cały okres działalności trzeba zachować zdolność finansową, dobrą reputację, bazę eksploatacyjną oraz zarządzającego transportem z CKZ.

Najczęstsze błędy i sytuacje szczególne

Z praktyki obsługi przewoźników – sytuacje, które najczęściej prowadzą do problemów z zezwoleniem:

Kompletny wniosek i prawidłowe udokumentowanie wymogów pozwalają uniknąć wezwań do uzupełnienia braków i opóźnień – w tym zakresie wspiera przewoźników kancelaria prawa transportowego.

FAQ – najczęstsze pytania o zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego

Zakładasz firmę transportową? Pomożemy uzyskać zezwolenie i licencję

Procedura uzyskania zezwolenia bywa czasochłonna, a braki formalne opóźniają start działalności. Kancelaria prawa transportowego radcy prawnego Krzysztofa Słapczyńskiego pomaga skompletować dokumenty, udokumentować zdolność finansową i dobrą reputację oraz przeprowadzić przewoźnika przez wniosek o zezwolenie i licencję wspólnotową.

Skontaktuj się już dziś.

~ Kancelaria Radcy Prawnego Krzysztof Słapczyński